バージョン管理機能でトークスクリプトやメールの作成・管理時間が大幅に削減しました。

クライアントへ送るトークスクリプトやメールの作成・管理効率が格段に上がったという株式会社 g-wic。営業活動におけるflouuの効率的な使い方や活用方法をうかがいました。

--- まずはflouuをお知りになったきっかけを教えてください。

西本様:当社代表がビジネスマッチングサービスでflouuを見つけ、当社の業務改善につながるのではないかと思い導入を開始しました。

--- 導入前に情報共有に関する課題はあったのでしょうか?

西本様:当社は営業支援・提案を行っている会社です。これまでクライアントとの議事録や提案資料、スクリプトを社内で共有する場合は、文書ファイルをメールで送ることが多く、うまく管理ができていませんでした。

また、文書ファイルの格納先として、クラウドストレージを活用していましたが、欲しい情報を欲しいタイミングで探すことができず、時間がかかっていました。例えば、食品メーカーの過去の提案資料を見たいときに、「食品メーカー」と検索しても出てこず、クライアント名を検索することでやっと一部資料がヒットするという状況です。

過去の提案内容や社内の知見を効率的に活かせていませんでした。

--- そんな状況からflouuを導入いただき、1年以上お使いいただいていますね。導入してどのような変化・効果がありましたか?

西本様:業務効率が上がったことにつきます。

まず、当社では大きく3つの用途でflouuを活用しています。

ひとつ目は、経営幹部の会議や営業数字の推移、各メンバーとの個別打ち合わせなど社内議事録の管理です。ふたつ目は、クライアントへ送る前のメール文面やトークスクリプトなど文章の添削。そしてみっつ目は、商談時に利用した案件情報や実際に使ったトークスクリプトなどをまとめておく案件管理です。

その中でも特に、クライアントへ送る文書の添削にはflouuの活用が進んでいます。

例えば、トークスクリプトの事前チェックをするとき。これまではスクリプトの草案、添削した原稿、クライアントに使う完成原稿など、各段階でファイルがバラバラに存在していました。

しかしflouuを導入することで、メンバーが直接flouuに入力し、flouu上で添削、クライアントに送るときに文書ファイルに変換する、という流れに変わりました。社内で行う文書添削・管理はflouuドキュメントひとつに統合できたのです。

また、メールやトークスクリプトの修正は、口頭でフィードバックを受けて修正をしていたので、修正箇所の可視化ができていませんでした。

しかしflouuドキュメントでは修正履歴がバージョンとして保存でき、修正前後の変更箇所がハイライト表示されるため比較が容易です。よく指摘を受けたり間違ったりする箇所が可視化され、文書作成の精度やスピードが効率化されています。

ちなみに、flouuのファイル管理や検索機能が使いやすく、過去の事例がすぐに探せるようにもなりました!

--- バージョン管理や比較機能をフル活用いただいていますね。

西本様:はい、当社は営業提案を中心に行う会社なので、数か月・1年単位で追っている案件もあります。そんなときに、バージョン管理や比較機能を使うと、ストレスなく1週間前、数か月前の状況を追えることがとても便利です。

クライアントごとにひとつのドキュメントを用意して、毎月進捗を更新し、バージョン管理をしています。他社のドキュメントの場合、フォーマットはあっても、ひとつのドキュメント内で更新を重ねることはなかなか難しく、flouuならではの操作感と便利さにつながっています。

--- 西本様、営業提案時のflouuの活用方法を教えていただき、ありがとうございました!引き続きご期待に沿えるサービスを開発していきます。

会社名
株式会社g-wic
従業員数
20-30名
報告書
マニュアル